FAIR PAY PRINCIPLE PLANT DIRECT HOLDING B.V. (Kvk nr: 34097743)

Onder Plant Direct Holding B.V. vallen de volgende bedrijven: IBH Export B.V. (Kvk nr: 33281287), IBH Westland B.V. (Kvk nr: 56416806), IBH Export Germany B.V. (Kvk nr: 34354225), IBH Retail GmbH (HRB 15600), Greenfair International B.V. (Kvk nr 34295952), Intermedex B.V. (Kvk nr: 34312392), Evagreen B.V. (Kvk nr: 69299692), IBH Sverige AB (CoC: 5591287999), Kirsti B.V. (Kvk nr: 34247014)



Op basis van zowel de Nederlandse – als de Europese wet- en regelgeving in het kader van het ken je klant principe (hierna: KYC principle) is Plant Direct Holding B.V. en haar onderliggende entiteiten (hierna: PDH) verplicht hieraan opvolging te geven en deze regelgeving na te leven.

Zoals bij iedere klant van PDH bekend hebben wij van iedere individuele klant een integraal klantdossier in ons CRM systeem geborgd, welke voldoet aan het KYC principle.

Eén van de componenten van het KYC principle betreft onder andere het continue bij iedere betaling identificeren van een rechtstreekse aansluiting tussen uw bedrijfsnaam en de betaling van het IBAN nummer/rekeningnummer waar u mee betaalt waar de bedrijfsnaam en betaalde factuurnummers op te zien zijn. Hier gaat dit principle, genaamd het FAIR PAY PRINCIPLE PLANT DIRECT HOLDING, nader op in.



Welke afspraken maken we tussen uw bedrijf & PDH

Tussen u als klant en PDH als uw bloemen-, planten- en/of boekettenleverancier spreken we middels dit principle in het verlengde van het KYC principle die wij verplicht moeten naleven de volgende zaken met elkaar af:

  • Iedere betaling identificeert PDH middels het visueel maken van een aansluiting tussen uw bedrijfsnaam en de betaling van het IBAN nummer/rekeningnummer waar u mee betaalt waar enerzijds de bedrijfsnaam en anderzijds de betaalde factuurnummer(s) op te zien zijn;
  • Hierbij verwachten wij van u als klant dat u betaalt vanaf een IBAN nummer/rekeningnummer dat direct vanuit uw bedrijf afkomstig is waar de bedrijfsnaam in de betaling wordt meegestuurd en door PDH kan worden geïdentificeerd inclusief de factuurnummers die u betaald;
  • Indien het bovenstaande niet het geval is en u gebruik maakt van een bedrijf dat u ontzorgd van het doen van uw betaling in de vorm van een zogenaamde derden betaling door een derdenpartij zijn wij verplicht om de logica, plausibliteit en legitimiteit van de derdenpartij vast te stellen. Daarom willen wij u vragen waarom u gebruik dient te maken van een derdenpartij en waarom u niet direct vanaf uw eigen rekening die op uw bedrijfsnaam staat uw rekening(en) kunt betalen? Zoals we in onze gezamenlijke samenwerking weten kan dit te maken hebben met bijvoorbeeld groupagelevering of de complexiteit van omwisselen van valuta naar euro’s of een andere reden. Wij vragen u dit in te vullen op de laatste bladzijde in de bijlage;
  • Daarnaast zijn wij verplicht om de derdenpartij nader te identificeren, alsmede te controleren in de vorm van bedrijfsnaam -, BTW nummer -, wie is/zijn de UBO(‘s) van de derdenpartij en kopie paspoort van de UBO (Ultimate Beneficial Owner met minimaal 25% van de aandelen in bezit). Wij vragen u dit in te vullen op de laatste bladzijde in de bijlage;
  • Tevens zullen wij naar aanleiding van uw antwoord op de vraag waarom u gebruik maakt van een derdenpartij, dit bedrijf intern controleren, alsmede verifiëren op goed werkende website, plausibel vestigingsadres behorende bij de bedrijfsactiviteiten, de bestuurders / UBO zijn te herleiden op kredietinformatie en vanuit onze eigen interne organisatie onderzoek doen naar de UBO’s van de derdenpartij op internet;
  • Na deze interne check op goedkeuring verwachten wij van u dat u uw bedrijfsnaam en het oudste factuurnummer dat u betaalt in de betalingsomschrijving meegeeft in de derdenbetaling. Dit dient gecommuniceerd te worden als een vaste werkstroom (workflow) in de samenwerking van uw bedrijf en het bedrijf dat voor u de betaling verzorgd. Tevens dient het vorenstaande middels een betalingsbevestiging van tevoren bekend te zijn bij PDH;
  • Het bovenstaande geldt ook, indien u als klant gebruik maakt van een creditcard of betaalkaart (hierna: kaart). Deze kaart dient geregistreerd te zijn op uw bedrijfsnaam waar u de UBO van bent;
  • Nu kan de situatie plaatsvinden dat u met uw bedrijf wilt wisselen van derdenpartij ten behoeve van het verzorgen van uw betaling. Dit kan en geven wij graag onze flexibele medewerking aan op basis van de volgende afspraken: indien de vorenstaande situatie plaatsvindt dient u dit eerst te communiceren naar uw primaire contactpersoon en de directie van PDH. Vervolgens zal er vanuit de interne organisatie van PDH een verplichte controle plaatsvinden op het bedrijf dat voor u als derdenpartij fungeert en de UBO van dit bedrijf. Wanneer deze controle akkoord is bevonden vanuit PDH, zullen wij hier schriftelijk en per mail onze goedkeuring voor geven om te wisselen van derdenpartij. Nadat dit heeft plaatsgevonden kunt u conform de bovenstaande procedure de betaling uitvoeren. Indien de derdenpartij niet akkoord wordt bevonden naar aanleiding van onze interne controle, zullen wij dit als zodanig naar u communiceren en kunt u derhalve geen gebruik maken van deze derdenpartij om uw betaling uit te laten voeren naar één van de IBAN nummers van PDH. Wanneer blijkt dat PDH toch een betaling ontvangt op één van haar IBAN nummers van een niet goedgekeurde derdenpartij zullen wij dit bedrag direct terugbetalen aan de derdenpartij.
  • Het vorenstaande kan eveneens plaatsvinden in een wisseling van creditcard of betaalkaart. Dezelfde procedure geldt dan als in bovenstaande alinea omschreven en vragen wij uw volledige medewerking in.



Wat doet PDH in geval van de situatie uw bedrijf niet voldoet of kan voldoen aan de bovenstaand geschetste situaties aangaande de betalingswerkstroom?

  • Bij een onduidelijke betaling waar niet is voldaan aan de bepalingen, zoals uiteengezet in deze principle, zullen wij de eerste keer vragen waarom u als onze klant niet kan voldoen aan deze werkstroom en u eraan herinneren op basis van welke afspraken we werken in dit stuk betalingsverkeer tussen u als onze klant en PDH. Tevens zullen we met u het gesprek aan gaan middels een video conference call of telefonisch gesprek;
  • In geval een tweede situatie zullen wij het bovenstaande nogmaals herhalen. Tevens zullen we met u het gesprek aan gaan middels een video conference call of telefonisch gesprek;
  • In geval van een derde situatie is PDH genoodzaakt om de betaling zonder verdere vorm van toelichting bedrijfsnaam en minimaal het oudste factuurnummer te melden bij de Nederlandse autoriteiten in het verlengde van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving die bekend staat als de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft).



PDH zal haar klanten individueel informeren middels een separate brief, welke zowel hardcopy als per mail zullen worden verzonden. U krijgt als klant uiteraard hierop de mogelijkheid om te reageren. Dit kan direct met de directie van PDH. Tevens zal dit onderdeel als separaat onderdeel van onze klantvoorwaarden worden toegevoegd aan uw klantdossier. Derhalve vragen wij u als klant van PDH en u tevens de UBO (Ultimate Beneficial Owner) om de separaat opgestelde- en verzonden brief te voorzien van uw handtekening en naar PDH te retourneren. Na ontvangst van deze brief, welke zowel door u als ons is ondertekend zullen wij dit borgen in uw klantdossier. Bij geen bevestiging middels handtekening door de UBO van u als klant, gaan wij er na 4 weken na dagtekening van deze brief van uit dat u akkoord bent met de inhoud van deze brief en de bepalingen hierin kent, alsmede zult naleven/uitvoeren;




Directie Plant Direct Holding B.V.

JANUARI 2021