FAIR-PAY-PRINZIP DER PLANT DIRECT HOLDING B.V. (Nummer Eintragung Handelskammer: 34097743)

Zur Plant Direct Holding B.V. gehören die folgenden Unternehmen: IBH Export B.V. (Nummer Eintragung Handelskammer: 33281287), IBH Westland B.V. (Nummer Eintragung Handelskammer: 56416806), IBH Export Germany B.V. (Nummer Eintragung Handelskammer: 34354225), IBH Retail GmbH (HRB 15600), Greenfair International B.V. (Nummer Eintragung Handelskammer 34295952), Intermedex B.V. (Nummer Eintragung Handelskammer: 34312392), Evagreen B.V. (Nummer Eintragung Handelskammer: 69299692), IBH Sverige AB (CoC: 5591287999), Kirsti B.V. (Nummer Eintragung Handelskammer: 34247014).



Aufgrund von sowohl der niederländischen als auch der europäischen Gesetze und Regelungen im Rahmen des Prinzips "Seinen Kunden kennen" (im Folgenden "Know Your Customer"-Prinzip oder KYC-Prinzip genannt) ist die Plant Direct Holding B.V. und ihre untergeordneten Einheiten (im Folgenden "PDH" genannt) verpflichtet, dieses Prinzip zu beachten und die sich daraus ergebenden Regeln einzuhalten.

Wie bei jedem Kunden von PDH bekannt, haben wir von jedem einzelnen Kunden eine umfassende Kundenakte in unserem CRM-System angelegt, die dem KYC-Prinzip entspricht.

Einer der Elemente des KYC-Prinzips ist die kontinuierliche Identifizierung eines direkten Zusammenhangs zwischen Ihrem Firmennamen und der Einzahlung über Ihre IBAN-/Kontonummer, damit für jede bezahlte Rechnung dieser Zusammenhang ersichtlich ist. Hierauf geht das vorliegende, FAIR-PAY-PRINZIP DER PLANT DIRECT HOLDING genannte Prinzip näher ein.



Welche Vereinbarungen wir zwischen Ihrem Unternehmen und PDH treffen

Zwischen Ihnen als Kunde und PDH als Ihrem Blumen-, Pflanzen- und/oder Blumenstrauß-Lieferanten vereinbaren wir mittels dieses Prinzips im Einklang mit dem KYC-Prinzip, zu dessen Einhaltung wir verpflichtet sind, das Folgende miteinander:

  • PDH identifiziert jede Zahlung durch die visuelle Darstellung eines Zusammenhangs zwischen Ihrem Firmennamen und der Einzahlung über Ihre IBAN-/Kontonummer, wobei einerseits der Firmenname und andererseits die Nummer(n) der bezahlten Rechnungen ersichtlich sind.
  • Hierbei erwarten wir von Ihnen als Kunde, dass Sie von einer IBAN-/Kontonummer aus bezahlen, die direkt Ihrem Unternehmen zugeordnet ist und bei der der Firmenname angegeben ist und von PDH einschließlich der Nummern der Rechnungen identifiziert werden kann, die Sie bezahlen.
  • Wenn dies nicht der Fall ist und Sie ein Unternehmen nutzen, das Sie von der Sorge um die Veranlassung Ihrer Zahlung in der Form sogenannter Drittenzahlungen enthebt, sind wir verpflichtet, die Logik, Plausibilität und Legitimität der Drittpartei festzustellen. Darum erlauben wir uns die Frage, warum Sie eine Drittpartei benutzen müssen und warum Sie Ihre Rechnung(en) nicht direkt von Ihrem eigenen, auf Ihren Firmennamen lautenden Konto zahlen können. Wie wir während unserer Zusammenarbeit erfahren haben, können beispielsweise Sammelgutlieferungen oder die Komplexität des Wechselns von Währungen in Euros der Grund hierfür sein. Wir bitten Sie, dies auf der letzten Seite in der Anlage anzugeben.
  • Darüber hinaus sind wir verpflichtet, die Drittpartei näher zu identifizieren und Firmennamen, USt.-Idnr., UBO(s) (Ultimate beneficial owner/Letztendliche(r) Eigentümer mit mindestens 25 % der Anteile in seinem Besitz) der Drittpartei sowie eine Kopie des Reisepasses des UBO zu kontrollieren. Wir bitten Sie, dies auf der letzten Seite in der Anlage anzugeben.
  • Ferner werden wir anhand Ihrer Antwort auf die Frage, warum Sie eine Drittpartei benutzen, dieses Unternehmen intern kontrollieren und auf der Grundlage der Kriterien gut funktionierende Website, plausible zu den betrieblichen Aktivitäten gehörende Niederlassungsadresse prüfen, ob die Geschäftsführer / der/die UBOs aus den Kreditinformationen abzuleiten sind, und aus unserer eigenen internen Organisation die UBOs der Drittpartei im Internet untersuchen.
  • Nach dieser internen Prüfung als Bedingung für eine Zustimmung erwarten wir von Ihnen, dass Sie Ihren Firmennamen und die Nummer der ältesten Rechnung, die Sie bezahlen, in der Zahlungsbeschreibung bei der Drittenzahlung angeben. Dies muss als fester Workflow in der Zusammenarbeit Ihres Unternehmens mit dem Unternehmen kommuniziert werden, das für Sie die Zahlungen erledigt. Darüber hinaus müssen die oben genannten Bestimmungen mittels einer Zahlungsbestätigung vorher bei PDH bekannt sein.
  • Die oben genannten Bestimmungen gelten auch, wenn Sie als Kunde eine Kreditkarte oder Bankkarte (im Folgenden "Karte" genannt) benutzen. Diese Karte muss unter dem Namen Ihres Unternehmens registriert sein, bei dem Sie der UBO sind.
  • Es kann der Fall eintreten, dass Sie mit Ihrem Unternehmen die Drittpartei für die Erledigung Ihrer Zahlung wechseln möchten. Dies ist möglich und wir arbeiten daran gerne auf der Grundlage der folgenden Vereinbarungen mit: wenn die oben genannte Situation eintritt, müssen Sie dies erst Ihrem primären Ansprechpartner und der Geschäftsführung von PDH mitteilen. Anschließend wird von der internen Organisation von PDH eine obligatorische Kontrolle des Unternehmens, das für Sie als Drittpartei fungiert, und den UBO dieses Unternehmens durchgeführt. Wenn diese Kontrolle von PDH als positiv befunden wird, werden wir schriftlich und per E-Mail unsere Zustimmung zum Wechsel der Drittpartei erteilen. Wenn dies stattgefunden hat, können Sie gemäß dem oben beschriebenen Verfahren die Zahlung ausführen. Wenn aufgrund unserer internen Kontrolle der Drittpartei nicht zugestimmt wird, werden wir Ihnen dies mitteilen. Sie können in diesem Fall diese Drittpartei nicht zur Erledigung Ihrer Zahlung auf eine der IBAN-Kontonummern von PDH benutzen. Wenn es sich zeigt, dass PDH doch eine Zahlung auf eine seiner IBAN-Kontennummern von einer Drittpartei erhält, der nicht zugestimmt wurde, werden wir diesen Betrag sofort an die Drittpartei zurückzahlen. 
  • Oben Genanntes kann auch bei einem Wechsel der Kreditkarte oder Debitkarte erfolgen. Es gilt dann dasselbe Verfahren wie im obigen Absatz beschrieben und wir bitten Sie um Ihre vollständige Mitarbeit hierbei.



Was tut PDH für den Fall, dass Ihr Unternehmen den oben geschilderten Situationen in Bezug auf den Zahlungworkflow nicht entspricht oder entsprechen kann?

    • Bei einer undeutlichen Zahlung, bei der die Bestimmungen nicht erfüllt werden, wie sie im erwähnten Prinzip dargestellt werden, werden wir beim ersten Mal fragen, warum Sie als unser Kunde diesem Workflow nicht entsprechen können und Sie daran erinnern, auf der Grundlage welcher Vereinbarungen wir bei diesem Zahlungsverkehr zwischen Ihnen als unserem Kunden und PDH arbeiten. Darüber hinaus werden wir mit Ihnen mittels einer Videokonferenz oder einem Telefonanruf ein Gespräch führen.
    • Bei einem zweiten Mal werden wir die oben beschriebenen Bestimmungen wiederholen. Darüber hinaus werden wir mit Ihnen mittels einer Videokonferenz oder einem Telefonanruf ein Gespräch führen.
    • Bei einem dritten Mal ist PDH gezwungen, den niederländischen Behörden im Einklang mit den geltenden Gesetzen und Regeln im Sinne des niederländischen Gesetzes über die Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismus (Wwft) bei der Zahlung ohne weitere Form von Erläuterung den Firmennamen und mindestens die älteste Rechnungsnummer zu melden.

    

    PDH wird seine Kunden mittels eines separaten Schreibens einzeln informieren, das sowohl in Papierform als auch per E-Mail versandt wird. Sie haben als Kunde natürlich das Recht, hierauf zu reagieren. Dies kann direkt mit der Geschäftsführung von PDH geschehen. Dieser Vorgang wird als separates Element unserer Kundenbedingungen Ihrer Kundenakte hinzugefügt. Daher bitten wir Sie als Kunde von PDH und auch als UBO, den separat erstellten und versandten Brief mit Ihrer Unterschrift versehen an PDH zurückzusenden. Nach Erhalt dieses Briefes, der sowohl von Ihnen als auch von uns unterzeichnet ist, werden wir diesen in Ihrer Kundenakte hinterlegen. Bei keiner Bestätigung mittels Unterschrift durch den UBO von Ihnen als Kunde gehen wir nach 4 Wochen nach dem Datum des vorliegenden Briefes davon aus, dass Sie dessen Inhalt zustimmen und die darin enthaltenen Bestimmungen zur Kenntnis genommen haben und diese einhalten werden.

    


    Geschäftsführung Plant Direct Holding B.V.

    JANUAR 2021